Evoluzione dell'ufficio in movimento: il palmare e le sue applicazioni

Chi era già entrato nel mercato del lavoro una quindicina di anni fa, ricorderà che in quegli anni non tutti possedevano un telefono cellulare o un computer portatile. Questo voleva dire che spesso ci si doveva appoggiare ad una segreteria o ad una segretaria per ricevere i propri messaggi. Un aspetto rilevante della progressione tecnologica è stato quello di essere sempre reperibili grazie ai dispositivi di telefonia cellulare.

Nel 1998 c'erano solo 17 milioni di telefoni cellulari in Italia. Oggi ce ne sono 1,22 per ogni abitante. Ma se la vendita dei telefoni cellulari è sembrata inarrestabile, in questi anni, nel 2008 si deve registrare una nuova tendenza. Nel primo trimestre dell'anno, infatti, a fronte della flessione della vendita dei telefonini del 12% si è registrata un aumento della vendita dei palmari del 49%. E in particolare nella PMI italiana c'è un palmare o uno smartphone ogni 4 addetti. Anche la vendita dei portatili va molto forte. Secondo IDC la vendita di notebook quest'anno, nel mercato mondiale, supererà del 34% quella dello scorso anno.

Questi strumenti, dal palmare al mininotebook, sono utili per le attività della vostra impresa? Alcuni consigli per rispondere a questa domanda e come in caso adottare queste soluzioni nel modo più indolore possibile:

• chiedersi se è un bisogno reale: a cosa potrebbero servire questi strumenti, a quali bisogni rispondono, quante volte emerge il singolo bisogno, e se è un bisogno cruciale per le attività; questa domanda è importante per darne una valutazione quantitativa;
• valutare il rapporto costo/benefici: tener conto anche sia del costo del prodotto, ma anche del costo in termini di sicurezza: aprire il sistema all'accesso da dispositivi portatili può aprire falle che permettano accessi non voluti? Cosa accade se un terminale portatile viene rubato? Ci sono strumenti per impedire che permetta l'accesso a parti critiche del sistema?
• scegliere gli strumenti adeguati: un mininotebook può offrire funzioni praticamente identiche a quelle di un portatile, ma è necessario? Se serve solo l'uso della posta elettronica e la sincronizzazione della rubrica forse uno smartphone è sufficiente;
• rima di adottare una soluzione fate provare gli strumenti ad un gruppo di utenti che poi restituiranno un feedback: il gruppo di test si dovrebbe comporre dividendo gli utenti in 5 o 6 categorie, dagli utenti "oppositori alle novità" agli utenti "power user". Il gruppo di test si dovrebbe comporre di soggetti appartenenti a tutte le categorie, tranne le due più estreme.

Cosa vuol dire per il mercato dell'IT assecondare questa tendenza a rendere sempre più portabili gli strumenti di lavoro tipici dell'ufficio?

Le aziende che operano nel settore dell'IT devono fare i conti con un modo nuovo di vedere il proprio ufficio: è l'insieme delle proprie attività, e non un posto fisico e dove svolgo il lavoro in un arco di tempo dato. Lo sviluppo delle applicazioni comincia a tener conto di questo e si vedono i primi moduli software accessibili via connessione cellulare direttamente da dispositivi portatili, sia mininotebook che smartphone e palmari, dove è anche possibile tracciare il tempo dedicato ad una data attività.

L'ubiquità del lavoro non necessita però solo di strumenti informatici, ma anche di una cultura del lavoro centrata sugli obiettivi e i risultati e non sul tempo di lavoro. Ma questo è un altro argomento che tratteremo in uno dei prossimi articoli.

Ritornando agli strumenti portabili, sarebbe interessante conoscere se la vostra azienda adotta soluzioni di questo tipo? Se sì con quali risultati? E se no perché?