Micronix Network con EsseEffeC archivia documenti in ingresso: un esempio

Un nostro cliente, l’azienda Fosber, ha sviluppato internamente un sistema di archiviazione documentale con tecnologia VBA e integrato con il nostro EsseEffeC.EsseEffeC permette di archiviare i documento prodotti; questa funzionalità per Fosber non era più sufficiente. Su alcuni documenti, come i DDT, vengono infatti aggiunte annotazioni successive alla stampa o semplicemente viene apposta la firma di chi riceve. Queste annotazioni e le firme successive si perdevano in fase di archiviazione della stampa prodotta con AS/400.

Un altra esigenza di Fosber era l’archiviazione dei documenti in ingresso. Mirto Porri ci ha spiegato che l’azienda ha deciso di far gestire ad una società esterna l’archiviazione sostitutiva. L’indicizzazione avviene spesso, in questi casi, tramite la lettura OCR dei documenti in ingresso. Ma Porri ha però rilevato che con il gran numero di documenti in ingresso dell’azienda, il rischio di errori con la procedura OCR, su un gran numero di documenti di fornitori diversi, era elevato.

Per risolvere il problema dell’archiviazione ottica dei documenti in entrata e dei documenti che vengono modificati dopo la stampa, Marco Bartolini, responsabile del prodotto EsseEffeC, ha realizzato una semplice soluzione, in collaborazione con Mirto Porri e con l’ausilio di una libreria commerciale. L’idea parte da un assunto: la riconoscibilità del documento.

I documenti in uscita (ancorché modificati da firme e/o annotazioni sono unici e riconoscibili per i loro codici attribuiti dal sistema), mentre quelli in ingresso sono resi riconoscibili poiché viene apposto un numero progressivo univoco in fase di registrazione.

L’idea successiva è stata quella di utilizzare un barcode, che renda questa unicità riconoscibile da strumenti automatizzati. A questo proposito sui DDT EsseEffeC stampa un barcode, mentre sui documenti in ingresso viene applicata un’etichetta con un barcode prodotto da EsseEffeC, nel momento della registrazione.

I DDT firmati dai clienti e i documenti in ingresso vengono inseriti nello scanner multifunzione Lexmark che li inserisce in apposite cartelle Windows. Una procedura creata su misura legge i documenti scannerizzati, e tramite il barcode li associa, in un archivio, ai dati relativi al documento prelevati dall’AS/400. La funzione di lettura di barcode è disponibile sul firmware di molti scanner, ma Porri ci ha raccontato di come per lui sia stato importante effettuare questa lettura via software, in modo da essere svincolato dall’hardware. Le informazioni così raccolte vengono trasferite, insieme alle copie in PDF dei documenti, per la firma digitale e per l’archiviazione alla società che si occupa di archiviazione sostitutiva.

Così Fosber, sfruttando EsseEffeC e grazie ad un lavoro di analisi delle sue esigenze, è riuscita a risolvere con semplicità il problema dell’archiviazione dei documenti in ingresso.